A. Het opstellen van de conceptuele facturen

Binnen AllUnited is het mogelijk om op vier wijzes te factureren. 

1. Gebaseerd op basis van activiteiten 

Bij een activiteit heeft de factuurontvanger geen keuze of zij wel of niet deelnemen. Dit speelt meestal bij contributie. Elk seizoen wordt het lid gefactureerd voor het lidmaatschap. 

2. Gebaseerd op basis van evenementen, lessen of cursussen

Bij een evenement heeft de factuurontvanger de keuze of zij wel of niet deelnemen. Zij geven dit aan door middel van een in- of uitschrijving bij dit evenement, les of cursus. 

3. Gebaseerd op basis van contracten

Bij een contract is een bepaald bedrag afgesproken voor een bepaalde tijd. Is deze tijd voorbij, dient een nieuw contract te worden aangegaan. Een sponsorcontract is hierbij het meest voorkomende voorbeeld. 

4. Gebaseerd op basis van objecten

Bij een object heeft de factuurontvanger een object een bepaalde tijd in beheer en dient gedurende deze tijd hierover een bedrag te betalen of borg te staan. Hier is meestal sprake van bij een locker, sleutel of materiaal. 

Hierbij proberen we de penningmeester zoveel als mogelijk te ontzorgen.
Bovenstaande indelingen worden automatisch uitgevoerd omdat elke geautoriseerde functie de juiste rechten heeft.
Bij het opstellen van deze facturen proberen we alle rekenregels zo veel als mogelijk te automatiseren.
Hierbij houden we zelfs rekening met diverse kortingen, tijdsafhankelijke lidmaatschappen en familie samenstellingen.

B. Het definitief maken van de facturen

Zijn de conceptuele facturen aangemaakt, worden deze voorzien van een tijdelijk factuurnummer. 
Indien de facturen er correct uitzien, kunnen deze definitief worden gemaakt.
En mocht er gedurende het seizoen een uitzonderlijke afspraak gemaakt zijn, wordt de penningmeester hier netjes aan herinnert.
Hiermee voorkomen we dat dergelijke lijstjes alsnog in aparte administratie (meestal Excel) worden bijgehouden.

C. Het versturen van de facturen

Zijn de facturen definitief gemaakt, kunnen deze facturen digitaal of per post worden verstuurd.
Deze facturen zijn, voorzien van huisstijl vereniging, tevens digitaal via een inloggedeelte inzichtelijk te maken. 

D. Debiteurenbewaking, inclusief aanmanen 
Er kunnen verschillende betalingswijzes spelen: zelf laten overmaken, automatische incasso en iDeal.
Waarbij ook diverse betalingstermijnen kunnen spelen. 
Bankafschriften kunnen digitaal worden ingelezen waarbij ons systeem automatisch overeenkomsten zoekt.
Alle zaken die niet worden herkent, worden op een tussenrekening geplaatst. 
Aan de penningmeester om deze tussenrekening uit te zoeken. 
Via de aanmaanprocedure kan een eenvoudig overzicht worden gerealiseerd, en vriendelijk doch dringend worden verzocht alsnog te betalen. Gevolgd door ernstigere maatregelen.

E. Rapportage
Bij alle bovenstaande stappen worden automatisch de journaalposten geboekt. 
Binnen AllUnited is een complete boekhouding aanwezig, speciaal gericht op en ontwikkeld met onze verenigingen.
Deze boekhouding bevat niet alleen de facturatie maar allerlei functionaliteit. 
Deze functionaliteit is via onze backoffice inzichtelijk.
Om onze backoffice te bezoeken, dien je ingelogd te zijn en via de bovenste balk (knop 'account') de link 'Ga naar de AllUnited backoffice' te volgen.